Formeller Brief: So schreibst du ihn Schritt für Schritt

Der formelle Brief gehört zu den klassischen Aufgaben in Deutschkursen und Prüfungen. Im Alltag schreibst du ihn an Ämter, Vermieter, Schulen, Versicherungen oder Firmen. Auch wenn heute vieles per E-Mail geht, gelten dieselben Regeln: ein klarer Aufbau, höfliche Sprache und das „Sie“. Hier lernst du jeden Teil eines formellen Briefes kennen, bekommst Formulierungen für typische Anlässe, drei Mustertexte, eine Liste häufiger Fehler und zehn Übungen mit Lösungen.

Wann schreibt man einen formellen Brief?

Ein formeller Brief ist angemessen, wenn du eine Person oder Stelle nicht gut kennst oder wenn die Sache offiziell ist. Das gilt für Anfragen, Anträge, Beschwerden, Kündigungen, Bewerbungen, Widersprüche und Entschuldigungen gegenüber Institutionen. Ein E-Mail-Text ist oft kürzer, folgt aber demselben Prinzip. Unter Freunden und Familie schreibst du dagegen informell, etwa als Kurznachricht oder Postkarte.

Die Teile eines formellen Briefes

Von oben nach unten sieht ein Brief in Deutschland meist so aus:

1. Absender: dein Name, Straße, Postleitzahl und Ort.
2. Empfänger: Name der Person oder Firma, Adresse.
3. Ort und Datum: zum Beispiel rechts oben, mit Ort und dem heutigen Datum.
4. Betreff: eine kurze Zeile, die das Thema nennt. Das Wort „Betreff“ selbst muss nicht dastehen.
5. Anrede: „Sehr geehrte Frau …,“ oder „Sehr geehrter Herr …,“.
6. Haupttext: Einleitung, Anliegen, Schluss.
7. Grußformel: „Mit freundlichen Grüßen“.
8. Unterschrift: bei Papierbriefen handschriftlich zwischen Grußformel und getipptem Namen.

Zwischen den Teilen bleibt eine Leerzeile. Nach der Anrede steht ein Komma, der Text beginnt klein. Gibt es Anlagen, kannst du am Ende ein Wort wie „Anlage“ ergänzen und aufzählen, was beiliegt. Genauer Aufbau und Abstände sind in Prüfungen meist nicht streng vorgeschrieben, wohl aber, dass alle Teile erkennbar sind.

Anrede und Schluss im Detail

„Sehr geehrte“ (mit -e) gehört zu Frau, „Sehr geehrter“ (mit -er) zu Herr: Das ist der Nominativ Femininum beziehungsweise Maskulinum des Adjektivs. Mehr dazu bei der Adjektivdeklination. Wenn du nicht weißt, wie jemand angesprochen werden möchte, hilft eine neutrale Form wie „Guten Tag Alex Berger,“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“. Die Grundlagen von du und Sie findest du bei Anrede mit du und Sie.

Die Grußformel steht allein in einer Zeile, ohne Komma danach. „Mit freundlichen Grüßen“ ist heute der Standard. Kürzere Varianten wie „Freundliche Grüße“ oder „Beste Grüße“ sind in der Praxis üblich, wenn du schon Kontakt hattest. „Hochachtungsvoll“ wirkt altmodisch und kommt kaum noch vor.

Der Haupttext in drei Schritten

Der Text ist am besten lesbar, wenn er einer festen Logik folgt:

• Anlass nennen: Warum schreibst du? („Ich schreibe Ihnen, weil …“)
• Anliegen erklären: Was ist passiert, was möchtest du wissen oder erreichen?
• Abschließen: Bitte um Antwort, Dank, Gruß.

Höflichkeit durch Konjunktiv II

Bitten wirken höflicher, wenn du „könnten“, „würden“ oder „hätte“ nutzt: „Könnten Sie mir einen neuen Termin vorschlagen?“ ist freundlicher als „Geben Sie mir einen neuen Termin.“ Auch „Ich würde mich freuen, wenn Sie mir antworten“ klingt weicher als „Antworten Sie mir“. Die Formen findest du auf der Seite Konjunktiv II. Auch Nebensätze mit „weil“, „da“ oder „obwohl“ gehören in jeden Brief; mehr dazu bei den Nebensätzen.

Beispieltext 1: Terminabsage

Sehr geehrte Frau Berger,

ich beziehe mich auf Ihr Schreiben, in dem Sie mir einen Termin für die Wohnungsübergabe vorschlagen. Leider kann ich an diesem Tag nicht kommen, da ich dann arbeiten muss. Könnten Sie mir bitte einen anderen Termin am Nachmittag anbieten?

Über eine baldige Antwort würde ich mich freuen.

Mit freundlichen Grüßen
Ali Demir

Der Text ist kurz, nennt den Grund der Absage und enthält eine klare Bitte. Mehr braucht ein Standardbrief nicht.

Beispieltext 2: Anfrage an eine Sprachschule

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf Ihrer Internetseite habe ich gelesen, dass Sie Abendkurse für Erwachsene anbieten. Ich möchte mein Deutsch verbessern und interessiere mich für einen Kurs auf dem Niveau B1. Könnten Sie mir mitteilen, wann die nächsten Kurse beginnen und ob noch Plätze frei sind? Außerdem würde ich gern wissen, wie der Einstufungstest abläuft.

Für Ihre Auskunft bedanke ich mich im Voraus.

Mit freundlichen Grüßen
Marta Kowalska

Hier erkennst du eine typische Anfrage: Anlass (Internetseite), Anliegen (Kurs), zwei konkrete Fragen, Dank. Mehr Anfrage-Formulierungen findest du auf der Seite zur Anfrage.

Beispieltext 3: Bitte um Korrektur einer Rechnung

Sehr geehrter Herr Lange,

in Ihrer Rechnung vom letzten Monat ist eine Leistung aufgeführt, die ich nicht in Anspruch genommen habe. Ich bitte Sie daher, die Rechnung zu prüfen und mir eine korrigierte Fassung zuzusenden. Eine Kopie der Rechnung lege ich bei.

Bei Rückfragen erreichen Sie mich schriftlich unter der oben genannten Adresse.

Mit freundlichen Grüßen
Jelena Petrović

Der Text nennt den Fehler sachlich, äußert eine klare Bitte und verweist auf die Anlage. Wenn dein Schreiben deutlicher Kritik enthält, hilft die Seite zur Beschwerde. Fristen und Formvorschriften hängen vom jeweiligen Anlass ab; frage dazu die zuständige Stelle oder eine Beratungsstelle.

Typische Anlässe für einen formellen Brief

Nicht jeder Brief ist eine Beschwerde. Häufig schreibst du aus ganz normalen Gründen:

• Anfrage: Du möchtest Informationen, etwa zu einem Kursplatz oder einer Wohnung.
• Kündigung: Du beendest einen Vertrag, zum Beispiel beim Fitnessstudio. Nenne Vertragsnummer und gewünschtes Datum. Details zur Sprache findest du bei der Kündigung.
• Entschuldigung: Dein Kind war krank, du meldest es bei der Schule ab. Mehr dazu bei der Entschuldigung.
• Widerspruch: Du bist mit einer Entscheidung einer Stelle nicht einverstanden.
• Bestätigung: Du sagst einen Termin verbindlich zu.
• Bewerbung: Du bewirbst dich um eine Stelle oder einen Platz; siehe Bewerbung.

In jedem Fall gilt: ein Thema pro Brief und der wichtigste Satz früh im Text.

Sprache und Stil

Formelle Sprache ist nicht kompliziert, sondern höflich und klar. Fünf Regeln helfen:

1. Schreibe in ganzen Sätzen, aber nicht zu lang. Zwei bis drei Zeilen pro Satz reichen.
2. Nutze neutrale Verben: „mitteilen“, „bitten“, „erhalten“, „bestätigen“ statt „sagen“ oder „kriegen“.
3. Vermeide Abkürzungen im Fließtext. „z. B.“ ist erlaubt, „usw.“ besser nicht.
4. Verwende Verbindungswörter („deshalb“, „außerdem“, „leider“), damit der Text nicht abgehackt wirkt.
5. Wähle ein klares Verb für jede Bitte. „Ich bitte Sie, mir mitzuteilen, …“ ist deutlicher als „Ich wollte mal fragen …“.

Beachte außerdem die Großschreibung: Die Anrede „Sie“ und alle zugehörigen Formen (Ihnen, Ihr, Ihre) schreibst du groß. Das gilt auch in Prüfungen.

Nützliche Verben und feste Wendungen

Viele dieser Verben verlangen eine bestimmte Präposition oder einen Kasus. Eine Übersicht bietet die Seite Verben mit Präpositionen.

Mini-Dialog: Vor dem Schreiben im Kurs

Dana: Ich muss der Hausverwaltung schreiben. Der Aufzug ist seit Tagen kaputt.
Samir: Dann ist das ein Brief mit Anliegen. Wie fängst du an?
Dana: „Sehr geehrte Damen und Herren, ich schreibe Ihnen, weil der Aufzug in unserem Haus nicht funktioniert.“
Samir: Gut. Und die Bitte?
Dana: „Ich bitte Sie, die Reparatur zu veranlassen und mir mitzuteilen, wann sie stattfindet.“
Samir: Perfekt, das ist klar und höflich. Vergiss nicht Datum und Betreff.

Das Gespräch zeigt, wie du vor dem Schreiben kurz sammelst: Anlass, Bitte, Pflichtteile. Dana nutzt außerdem „Ich bitte Sie, … zu + Infinitiv“, eine sehr nützliche Konstruktion; Näheres steht bei Infinitiv mit zu.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

• Der Anlass fehlt. Der Leser muss nach dem ersten Satz wissen, worum es geht.
• Zu viele Informationen. Schreib nur, was für dein Anliegen nötig ist.
• Unklarer Schluss. Sag, was du als Nächstes erwartest: Antwort, Termin, Zusendung.
• Fehlende Höflichkeit. Ein „bitte“ und ein „vielen Dank“ gehören dazu.
• Mehrere Themen. Wenn du zwei völlig verschiedene Anliegen hast, schreibe zwei Briefe.

Abgrenzung: Brief, E-Mail und Bewerbung

So prüfst du deinen Brief

1. Sind Absender, Empfänger, Ort und Datum vorhanden?
2. Passt die Anrede zum Empfänger?
3. Steht das Anliegen schon in den ersten Sätzen?
4. Hast du überall „Sie“ benutzt und großgeschrieben?
5. Endet der Brief mit Gruß und Namen?
6. Stimmen Namen, Adressen und Zahlen?

So übst du das in zwei Wochen

1. Tage 1 bis 3: Lerne die acht Teile eines Briefes auswendig und schreibe eine Briefvorlage mit Platzhaltern.
2. Tage 4 bis 6: Schreibe drei kurze Briefe mit je einem Anlass: Terminabsage, Anfrage, Bestätigung.
3. Tage 7 bis 9: Verbessere jeden Brief mit dem Konjunktiv II: Ersetze direkte Bitten durch höfliche Fragen.
4. Tage 10 bis 12: Übe Anrede und Schluss: Schreibe jeweils fünf Varianten für verschiedene Empfänger.
5. Tage 13 und 14: Schreibe einen längeren Brief mit drei vorgegebenen Punkten und prüfe ihn mit der Checkliste. Tipps zum regelmäßigen Üben stehen bei Schreiben üben.

Wenn du für eine Prüfung übst, achte besonders auf die Anzahl der geforderten Punkte und darauf, dass du jeden von ihnen im Text erwähnst. Viele Aufgaben geben Stichpunkte vor, die du in ganzen Sätzen ausführen sollst. Wie solche Aufgaben aufgebaut sind, beschreibt die Seite zum Schreiben auf B1; genaue Anforderungen veröffentlicht der Prüfungsanbieter, zum Beispiel Goethe-Institut oder telc.

Übungen

Das passt dazu