Einen Termin auf Deutsch vereinbaren, verschieben und absagen

Beim Arzt, beim Amt, beim Friseur oder in der Werkstatt: Ohne Termin geht oft nichts. Wer einen Termin vereinbaren will, muss Wochentage, Uhrzeiten und ein paar feste Wendungen beherrschen. Du musst auch verstehen, wenn dein Gegenüber einen Gegenvorschlag macht oder eine Zeit nennt, die nicht passt. Hier übst du alles Wichtige: den Anruf, das persönliche Gespräch, die Nachricht per Mail, das Verschieben und das Absagen. Beim Telefonieren selbst hilft dir zusätzlich die Seite Telefonieren auf Deutsch.

Die wichtigsten Verben rund um den Termin

Im Deutschen gibt es mehrere Verben für Termine. Manche klingen formeller, andere sind Alltagssprache. Wenn du sie kennst, verstehst du Ansagen und Formulare besser.

Beachte: „ausmachen“ und „absagen“ sind trennbare Verben („Ich sage den Termin ab“, „Wir machen einen Termin aus“). Mehr dazu auf der Seite Trennbare Verben. Im Perfekt heißt es: „Ich habe den Termin abgesagt.“

Musterdialog 1: einfach, am Telefon

Praxis: Praxis Dr. Lehmann, guten Tag.
Anruferin: Guten Tag, mein Name ist Alina Roth. Ich möchte einen Termin vereinbaren.
Praxis: Worum geht es?
Anruferin: Um eine Kontrolle. Haben Sie nächste Woche etwas frei?
Praxis: Dienstag um zehn Uhr oder Mittwoch um vierzehn Uhr.
Anruferin: Mittwoch passt gut.
Praxis: Dann trage ich Sie am Mittwoch um vierzehn Uhr ein. Bitte bringen Sie Ihre Versichertenkarte mit.
Anruferin: Mache ich. Vielen Dank, auf Wiederhören.

Beachte, dass die Praxis zwei Vorschläge macht. Das ist typisch: Du musst nicht selbst eine Zeit finden, sondern wählst aus. Die Anruferin antwortet kurz („Mittwoch passt gut“) und wiederholt den Termin zwar nicht, aber die Praxis wiederholt ihn für sie. Für wichtige Termine solltest du das selbst tun.

Musterdialog 2: gehobener, verschieben

Anrufer: Guten Tag, ich habe am Donnerstag um neun Uhr einen Termin bei Ihnen. Leider kann ich ihn nicht wahrnehmen. Wäre es möglich, den Termin zu verschieben?
Mitarbeiter: Ja, das geht. Wann hätten Sie Zeit?
Anrufer: Am Freitag, wenn möglich am Vormittag.
Mitarbeiter: Freitag um halb elf wäre frei.
Anrufer: Das passt mir sehr gut. Könnten Sie den Termin bitte noch schriftlich bestätigen?
Mitarbeiter: Gern, ich schicke Ihnen eine Bestätigung.

Hier siehst du die höfliche Form: „Wäre es möglich, …“ und „Wann hätten Sie Zeit?“ sind Konjunktiv-II-Formen. Sie wirken weniger fordernd als „Ich will einen anderen Termin“. Wer mehr über diese Formen erfahren möchte, findet sie unter Konjunktiv II.

Musterdialog 3: persönlich, ohne Termin vorbeikommen

Besucher: Guten Morgen. Ich habe leider keinen Termin. Kann ich trotzdem kurz mit jemandem sprechen?
Empfang: Das hängt davon ab. Worum geht es?
Besucher: Ich möchte ein Dokument abgeben und eine Frage stellen.
Empfang: Dafür machen wir am besten einen Termin aus. Ich kann Ihnen nächste Woche Dienstag anbieten.
Besucher: Das ist in Ordnung. Wie spät genau?
Empfang: Um neun Uhr fünfzehn. Bitte seien Sie ein paar Minuten früher da.

Manche Stellen arbeiten nur mit Termin, andere haben offene Sprechzeiten. Wenn du nicht sicher bist, frage nach: „Brauche ich dafür einen Termin?“ Das spart Wege und Wartezeit.

Wichtige Wendungen im Überblick

Uhrzeiten und Tage sicher nennen

Bei Terminen musst du Uhrzeiten schnell erfassen. Im Deutschen gibt es zwei Systeme: die offizielle 24-Stunden-Form und die Alltagsform. Beide hörst du, oft im selben Gespräch.

Im Alltag bedeutet „halb drei“ zwei Uhr dreißig, also eine halbe Stunde vor drei, nicht drei Uhr dreißig. Das ist eine typische Falle. Üblich sind außerdem „Viertel nach“, „Viertel vor“ und „kurz vor“. Bei Behörden und Praxen wird teilweise die 24-Stunden-Form genutzt: „vierzehn Uhr“ statt „zwei Uhr nachmittags“. Zur Wiederholung dient die Seite Uhrzeit. Die Namen der Wochentage und die Datumsangaben findest du auf der Seite Wochentage und Datum.

Präpositionen bei Zeitangaben

Ausführlich zeigt das die Seite Zeitangaben. Vorsicht bei „nächste Woche Montag“ und „kommenden Montag“: Sie werden nicht von allen gleich verstanden. Nenne bei wichtigen Terminen das Datum.

Noch ein Tipp für Gespräche mit Behörden oder Praxen: Halte Stift und Zettel bereit. Notiere Tag, Uhrzeit, den Namen deines Gesprächspartners und alles, was du mitbringen sollst. So musst du dich später nicht auf dein Gedächtnis verlassen, und bei einer Rückfrage kannst du dich auf das Gespräch beziehen.

Eine Terminanfrage schriftlich: kurze E-Mail

Viele Termine werden per Mail oder Online-Formular angefragt. Eine gute Anfrage ist kurz, höflich und enthält Anliegen, zwei mögliche Zeiten und eine Bitte um Bestätigung.

Betreff: Terminanfrage für nächste Woche

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich möchte gern einen Termin für eine Beratung vereinbaren. Ich hätte am Dienstagvormittag oder am Donnerstagnachmittag Zeit. Wenn keiner der beiden Termine möglich ist, schlagen Sie mir bitte eine Alternative vor.

Bitte bestätigen Sie mir den Termin kurz schriftlich.

Mit freundlichen Grüßen
Daniel Fischer

Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ nutzt du, wenn du keinen Namen kennst. Der Betreff nennt das Thema. Mehr zum Aufbau findest du auf der Seite E-Mail schreiben.

Wenn der Vorschlag nicht passt: Gegenvorschläge

Oft passt der erste Termin nicht. Dann lehnst du höflich ab und nennst eine Alternative. Du musst dich nicht rechtfertigen. Ein kurzer Satz genügt:

• „Am Dienstag habe ich leider schon einen anderen Termin. Hätten Sie auch am Mittwoch etwas frei?“
• „Vormittags kann ich nicht, weil ich arbeite. Gibt es nachmittags noch einen Termin?“
• „Das ist mir zu früh. Gibt es einen Termin ab zehn Uhr?“
• „Ich bräuchte einen Termin außerhalb der Arbeitszeit. Ist das möglich?“
• „Könnten Sie mich auf die Warteliste setzen, falls etwas frei wird?“

Wenn du die Antwort nicht gleich weißt, sage: „Einen Moment, ich schaue in meinen Kalender.“ Das ist besser, als vorschnell zuzusagen und später absagen zu müssen.

Rollenspiele zum Selbstüben

1. Der Arzttermin: Du rufst in einer Praxis an und brauchst möglichst bald einen Termin. Nenne dein Anliegen, schlage zwei Zeiten vor und bestätige.
2. Der Gegenvorschlag: Die Mitarbeiterin bietet dir nur einen Termin an, der nicht passt. Lehne höflich ab und bitte um Alternativen.
3. Der Mailkontakt: Du möchtest einen Termin per Mail vereinbaren. Formuliere drei Sätze: Anliegen, zwei mögliche Zeiten, Bitte um Bestätigung.
4. Die Absage: Du bist krank und musst absagen. Erkläre kurz den Grund und bitte um einen neuen Termin.
5. Der Friseurtermin: Du möchtest einen Haarschnitt und fragst nach freien Zeiten am Samstag. Vokabeln dafür findest du bei Beim Friseur.
6. Der Termin im Beruf: Du vereinbarst mit einer Kollegin ein Treffen für eine Besprechung. Nenne Thema, Dauer und Ort.

Termin vereinbaren: typische Missverständnisse und Fehler

• „Halb drei“ bedeutet zwei Uhr dreißig. Wer „drei Uhr dreißig“ meint, sagt „halb vier“.
• „Vormittag“, „Mittag“, „Nachmittag“: Die Grenzen sind fließend. Nenne lieber eine genaue Uhrzeit.
• „Nächste Woche Montag“ und „kommenden Montag“ werden manchmal verschieden verstanden. Nenne das Datum, wenn es wichtig ist.
• Pünktlichkeit wird in Deutschland meist ernst genommen. Wenn du dich verspäten könntest, melde dich vorher, siehe Sich entschuldigen.
• Termin und Date: „Ich habe einen Termin“ ist nicht privat gemeint. Für Verabredungen mit Freunden sagt man eher „Wir sind verabredet.“

Absagen und verschieben: wie du dich verhältst

Wer einen Termin nicht wahrnehmen kann, sagt möglichst früh ab. Je früher du Bescheid gibst, desto leichter findet die andere Seite einen Ersatz. Eine gute Absage hat drei Teile: Entschuldigung, kurze Erklärung, Bitte um einen neuen Termin. Beispiel: „Es tut mir leid, ich bin krank und kann morgen nicht kommen. Könnten wir einen neuen Termin vereinbaren?“ Du musst nicht ins Detail gehen. Ein knapper Grund wie „aus gesundheitlichen Gründen“ genügt. Manche Stellen haben Regeln für kurzfristige Absagen. Frage im Zweifel danach oder lies die Hinweise der Einrichtung.

So übst du das in zwei Wochen

1. Tag 1 bis 3: Lerne die Wendungen aus der Tabelle. Schreibe zu jeder Absicht einen eigenen Satz auf und lies ihn laut.
2. Tag 4 bis 6: Übe die Uhrzeiten. Sprich jede Uhrzeit auf deiner Uhr in beiden Formen aus: offiziell und Alltag.
3. Tag 7: Spiele Dialog 1 mit einem Partner. Tauscht die Rollen.
4. Woche 2, erste Hälfte: Schreibe zwei Terminanfragen per Mail (eine formell, eine locker) und lies sie jemandem vor.
5. Woche 2, zweite Hälfte: Vereinbare im echten Leben einen Termin, zum Beispiel beim Friseur oder bei einer Beratung, und wiederhole am Ende Tag und Uhrzeit.

Weitere Hinweise zum Sprechen am Telefon findest du auch auf der Seite Telefonieren im Beruf. Für Arztbesuche hilft der Wortschatz bei Beim Arzt.

Übungen

Das passt dazu