Im Büro wird viel geschrieben, besprochen und abgestimmt. Du schreibst Nachrichten, führst kurze Gespräche in der Teeküche, bereitest Termine vor und reagierst auf Anfragen. Wer Deutsch im Büro sicher spricht, arbeitet entspannter und wirkt kompetent. Diese Seite zeigt dir den wichtigsten Wortschatz, passende Formulierungen und typische Situationen, geordnet nach dem, was im Arbeitstag nacheinander passiert. Die Dialoge sind erfunden und enthalten keine echten Firmen oder Personen.
Wer sich stärker auf einzelne Teilbereiche vorbereiten möchte, findet vertiefende Seiten zu beruflichen E-Mails, Telefonieren im Beruf und Meetings auf Deutsch. Wer Deutsch für ein Vorstellungsgespräch braucht, geht zu Bewerbungsgespräch.
Wortschatz für den Büroalltag
| Wort | Bedeutung / Beispiel |
|---|---|
| der Termin | vereinbarte Zeit. „Ich habe um zehn Uhr einen Termin.“ |
| die Besprechung | Treffen im Team. „Die Besprechung beginnt gleich.“ |
| die Aufgabe | Arbeit, die erledigt werden muss |
| die Frist | Zeitpunkt, bis zu dem etwas fertig sein muss |
| der Anhang | Datei, die an einer E-Mail hängt |
| der Ordner | für Dateien oder Papiere |
| der Vorgesetzte / die Vorgesetzte | Person, die Anweisungen gibt |
| der Kollege / die Kollegin | Person, mit der du zusammenarbeitest |
| der Drucker / das Kopiergerät | Geräte im Büro |
| die Rückmeldung | Antwort oder Meinung zu etwas |
| der Bericht | schriftliche Zusammenfassung |
| erledigen / bearbeiten | etwas fertig machen. „Ich bearbeite das heute noch.“ |
| die Abteilung | Bereich einer Firma. „Die Zahlen kommen aus der Abteilung Einkauf.“ |
| die Vertretung | Person, die für jemanden einspringt, etwa bei Urlaub |
| der Verteiler | Liste von Personen, die dieselbe E-Mail bekommen |
| die Zuständigkeit | Wer für welche Aufgabe verantwortlich ist |
Viele dieser Wörter findest du auch im allgemeinen Wortschatz zu Arbeit und Beruf. Achte darauf, jedes Nomen mit Artikel zu lernen. Warum das wichtig ist, zeigt ein Beispiel: „der Bericht“, „die Frist“, „das Kopiergerät“. Ohne Artikel kannst du später nicht sagen, ob es „einen Bericht“ oder „eine Bericht“ heißt. Hilfe bei der Zuordnung gibt dir die Seite Artikel.
Zusammengesetzte Wörter im Büro
Viele Büro-Wörter sind Komposita: Drucker + Papier = Druckerpapier, Termin + Kalender = Terminkalender, Besprechung + Raum = Besprechungsraum. Das letzte Wort bestimmt Artikel und Grundbedeutung. „Der Raum“ ist maskulin, also „der Besprechungsraum“. Wenn du ein unbekanntes langes Wort liest, zerlege es in seine Teile. Mehr dazu auf der Seite Komposita.
Begrüßung und Smalltalk
Im Büro begrüßt man sich oft mit „Guten Morgen“ oder einfach „Morgen“. Danach folgt ein kurzer Smalltalk: „Wie war dein Wochenende?“ oder „Schon wieder so kalt heute, oder?“. Das schafft ein gutes Klima. Du musst nicht lange sprechen, aber ein paar freundliche Sätze sind üblich. Weitere Ideen findest du auf der Seite Smalltalk.
Ob du Kolleginnen und Kollegen siezt oder duzt, hängt vom Betrieb ab. In vielen Büros ist „du“ unter Kollegen üblich, gegenüber Vorgesetzten oder Kunden dagegen oft „Sie“. Beobachte, was die anderen tun, und frage im Zweifel nach. Wer das „du“ anbietet, ist meist die ranghöhere oder ältere Person; du musst es nicht von dir aus vorschlagen.
| Zeitpunkt | Begrüßung | Abschied |
|---|---|---|
| morgens | Guten Morgen! / Morgen! | Bis später! |
| tagsüber | Guten Tag! / Hallo! | Auf Wiedersehen! / Bis nachher! |
| mittags | Mahlzeit! (in vielen Betrieben üblich) | Guten Appetit! |
| Feierabend | – | Schönen Feierabend! / Bis morgen! |
| Freitag | – | Schönes Wochenende! |
„Mahlzeit“ als Gruß ist regional und betrieblich sehr unterschiedlich. Wenn niemand so grüßt, übernimm es nicht. Wenn dich jemand so begrüßt, antwortest du meist mit demselben Wort.
Übung 1: Passend grüßen
Du kommst morgens ins Büro und triffst eine Kollegin in der Küche. Was sagst du?
- Guten Morgen! Wie geht es dir?
- Guten Abend, schön dich zu sehen.
- Tschüss, bis später.
Morgens passt „Guten Morgen“. „Guten Abend“ und „Tschüss“ gehören zu anderen Zeiten oder zum Abschied.
Wie war ___ Wochenende?
Je nach Anrede: dein (du), Ihr (Sie) oder euer (ihr). Das Possessivartikel-Thema vertieft die Seite Possessivartikel.
Aufgaben verteilen und Absprachen treffen
Im Team sprichst du Termine, Fristen und Zuständigkeiten ab. Gut formulierte Sätze sind klar und höflich. Statt „Das musst du machen“ klingt „Könntest du das bitte bis Mittwoch erledigen?“ viel angenehmer. Für höfliche Bitten brauchst du den Konjunktiv II. Fragen zu Zeit und Ort baust du mit den Strukturen der Zeitangaben auf.
Hier ein erfundener Dialog:
Kollegin A: „Hast du schon die Unterlagen für die Besprechung vorbereitet?“
Kollege B: „Noch nicht ganz. Ich brauche noch die Zahlen aus der Abteilung.“
Kollegin A: „Könntest du sie bis morgen Mittag schicken?“
Kollege B: „Ja, das schaffe ich. Ich melde mich, falls es länger dauert.“
Beachte in diesem Dialog drei Dinge. Erstens: Die Bitte steht als Frage („Könntest du …?“), nicht als Befehl. Zweitens: Der Termin ist konkret („bis morgen Mittag“), nicht vage („bald“). Drittens: Kollege B sagt zu und kündigt an, sich zu melden, falls etwas dazwischenkommt. Dieses Muster aus Bitte, konkreter Frist, Zusage und Vorwarnung findest du im Büro ständig.
Formeln für Zusagen, Absagen und Vorschläge
| Absicht | Formulierung | Hinweis |
|---|---|---|
| zusagen | „Ja, das mache ich.“ / „Das übernehme ich gern.“ | klar und verbindlich |
| vorsichtig zusagen | „Ich versuche, das bis Freitag zu schaffen.“ | Hinweis: „versuchen“ wirkt weniger sicher |
| ablehnen | „Das schaffe ich leider nicht bis Mittwoch. Wäre Donnerstag möglich?“ | mit Alternative |
| um Hilfe bitten | „Könntest du mir kurz helfen?“ | konkret sagen, wobei |
| Hilfe anbieten | „Soll ich dir das abnehmen?“ | freundlich und direkt |
| vorschlagen | „Wie wäre es, wenn wir das morgen besprechen?“ | Konjunktiv II |
| sich einigen | „Einverstanden, dann machen wir es so.“ | schließt das Thema ab |
Übung 2: Bitten höflich ausdrücken
Welche Bitte ist höflich?
- Schick mir das sofort!
- Könntest du mir das bitte bis heute Nachmittag schicken?
- Du musst das schicken.
Der Konjunktiv II („könntest“) mit „bitte“ klingt freundlich. Die anderen Sätze sind direkt oder fordernd.
Ich ___ das bis Freitag erledigen. (können)
„Ich kann das erledigen“ ist eine klare Zusage. „Ich könnte“ klingt vorsichtiger.
Du schaffst eine Aufgabe nicht bis zum vereinbarten Tag. Welche Nachricht ist am besten?
- Ich bin leider nicht fertig geworden.
- Ich schaffe es nicht bis heute, aber morgen Vormittag liegt es bei dir.
- Das dauert noch.
Die zweite Nachricht nennt einen neuen, konkreten Zeitpunkt. So kann der andere planen.
Nachfragen und Verständnis sichern
Besonders am Anfang verstehst du nicht alles. Das ist normal. Fragen zeigen, dass du gewissenhaft arbeitest. Typische Wendungen:
- Entschuldigung, könnten Sie das bitte noch einmal erklären?
- Habe ich das richtig verstanden: …?
- Meinen Sie damit …?
- Können Sie mir ein Beispiel nennen?
- Ich schreibe mir das kurz auf, damit ich nichts vergesse.
Es lohnt sich, wichtige Absprachen kurz schriftlich zu bestätigen: „Wie besprochen, bekommst du die Datei bis Mittwoch.“ Das vermeidet spätere Missverständnisse. Der Nebensatz „damit ich nichts vergesse“ zeigt eine nützliche Konstruktion für Zwecke; das Verb steht am Ende, mehr dazu bei Nebensätze.
Rückfragen in verschiedenen Situationen
Nicht jede Rückfrage hat denselben Ton. Wenn du einen Satz akustisch nicht verstanden hast, sagst du „Entschuldigung, wie bitte?“ oder „Könnten Sie das bitte wiederholen?“. Wenn du den Inhalt nicht verstanden hast, hilft „Könnten Sie das bitte anders erklären?“ oder „Was genau meinen Sie mit …?“. Wenn du etwas verstanden hast, aber sicher gehen willst, fasst du zusammen: „Dann soll ich also die Liste bis Donnerstag aktualisieren, richtig?“ Diese dritte Form ist die stärkste, denn sie zeigt, dass du mitdenkst, und gibt der anderen Person die Chance, Fehler sofort zu korrigieren.
Übung 3: Verstehen prüfen
Dein Chef erklärt eine Aufgabe, du bist unsicher. Was tust du?
- Ich nicke und mache irgendetwas.
- Ich fasse zusammen: „Habe ich richtig verstanden, dass ich … erledigen soll?“
- Ich warte, bis jemand anderes es macht.
Eine kurze Zusammenfassung in eigenen Worten zeigt, ob du richtig verstanden hast.
Habe ich das richtig ___?
Perfekt von „verstehen“: verstanden.
Ein Tag im Büro: erfundener Text mit Erklärung
Der folgende kurze Text zeigt, wie viele der besprochenen Elemente im Alltag zusammenkommen. Er ist frei erfunden.
Um halb neun kommt Lena ins Büro und begrüßt ihr Team. „Guten Morgen! Habt ihr gut geschlafen?“ Kurz darauf prüft sie ihre Nachrichten und antwortet auf eine Anfrage: „Vielen Dank für Ihre Mail. Ich schicke Ihnen die Unterlagen bis zum Nachmittag.“ Um elf Uhr hat das Team eine Besprechung. Lena nimmt ihren Block mit, schreibt sich die Aufgaben auf und fragt am Ende nach: „Habe ich richtig verstanden, dass ich den Bericht bis Freitag fertig machen soll?“ Ihr Chef bestätigt das. In der Mittagspause sitzt sie mit zwei Kollegen in der Küche und plaudert über das Wochenende.
Was fällt grammatisch auf? Der Text steht im Präsens, weil er einen Tagesablauf beschreibt. In der Zeile „Habt ihr gut geschlafen?“ steht das Perfekt, weil ein vergangener Zeitraum erfragt wird. Der Satz „bis zum Nachmittag“ ist eine Zeitangabe mit „bis zum“ („zum“ = „zu dem“, Dativ). Und „fragt am Ende nach“ ist ein trennbares Verb: nachfragen, ich frage nach. Diese Beobachtung ist eine gute Übung: Lies jeden fremden Text zweimal, einmal zum Verstehen und einmal, um Muster zu entdecken.
Kleine Gespräche am Arbeitsplatz
Neben der Arbeit gibt es auch Gespräche, die nicht direkt mit Aufgaben zu tun haben. Im Pausenraum fragt man nach dem Wochenende, plant einen gemeinsamen Mittagstisch oder spricht über das Wetter. Auch hier gilt: kurz, freundlich, interessiert. Stelle offene Fragen („Was hast du am Wochenende gemacht?“) statt Ja-Nein-Fragen. Wenn du etwas nicht verstehst, lache nicht darüber hinweg, sondern frage nach.
Bei Themen wie Politik, Religion oder Gehalt halten sich viele im Büro zurück. Mit neuen Kollegen ist es besser, bei neutralen Themen zu bleiben: Arbeitsweg, Essen, Hobbys. Die Seite Small-Talk-Themen gibt dir dafür Anregungen. Der Grund ist einfach: Über neutrale Themen kann jeder mitreden, und niemand fühlt sich unter Druck gesetzt.
Übung 4: Offene Fragen
Welche Frage eignet sich am besten für ein freundliches Gespräch?
- Hast du Urlaub gemacht?
- Was hast du im Urlaub unternommen?
- Warst du weg?
Eine W-Frage („Was …“) lädt zu einer längeren Antwort ein. Ja-Nein-Fragen beenden das Gespräch schneller.
Was ___ du am Wochenende vor? (vorhaben)
„vorhaben“ ist ein trennbares Verb: Was hast du vor? Mehr dazu auf der Seite Trennbare Verben.
Büroorganisation: Termine, Räume, Technik
Ein großer Teil der Büro-Kommunikation dreht sich um Organisation. Du buchst einen Besprechungsraum, verschiebst einen Termin, meldest ein technisches Problem oder bittest um Material. Dafür brauchst du kurze, präzise Sätze.
| Situation | Beispielsatz |
|---|---|
| Termin vereinbaren | „Hätten Sie am Donnerstag um zehn Uhr Zeit?“ |
| Termin verschieben | „Leider muss ich unseren Termin verschieben. Passt Ihnen Freitag?“ |
| Raum reservieren | „Ich möchte den Besprechungsraum für morgen reservieren.“ |
| Technikproblem melden | „Der Drucker druckt nicht mehr. Können Sie sich das bitte ansehen?“ |
| Material anfordern | „Ich brauche neue Ordner für die Ablage.“ |
| Abwesenheit melden | „Ich bin morgen nicht im Haus. Meine Vertretung ist Frau Muster.“ |
| Vertretung übernehmen | „Ich übernehme die Aufgabe, solange Herr Beispiel im Urlaub ist.“ |
Für Terminabsprachen gibt es außerdem eine eigene Übungsseite: Termin vereinbaren. Dort trainierst du Dialoge für mündliche Verabredungen. Wenn du dich beim Reklamieren, etwa bei defekter Technik, unsicher fühlst, hilft Reklamieren.
Schriftlich im Büro: kurze Nachrichten
Neben langen E-Mails gibt es im Büro viele kurze Nachrichten im Chat oder per Messenger. Hier ist der Ton meist lockerer, aber Höflichkeit bleibt wichtig. Eine Nachricht an eine Kollegin kann so aussehen: „Hallo Anna, könntest du mir bitte die aktuelle Liste schicken? Danke dir!“ Gegenüber Vorgesetzten schreibst du eher: „Guten Morgen Herr Beispiel, anbei die Liste. Bei Rückfragen melde ich mich gern.“ Kurze Nachrichten dürfen auf Anrede und Gruß verzichten, wenn der Verlauf bereits begonnen hat, aber der erste Satz einer neuen Anfrage sollte eine Anrede haben.
Wie du längere Mails aufbaust, erfährst du unter Berufliche E-Mails und im allgemeinen Teil E-Mail schreiben. Wichtig: Schreibe nichts, was du nicht auch laut sagen würdest. Ein schroffer Ton im Chat wird schnell als Unhöflichkeit gelesen, weil Mimik und Stimme fehlen.
Typische Missverständnisse im Büro
- Indirekte Bitten. „Es wäre schön, wenn das bald fertig wäre“ ist im Deutschen oft eine höfliche, aber ernst gemeinte Aufforderung.
- Abkürzungen. Viele Büros nutzen Kürzel wie „z. B.“, „ca.“, „ggf.“ (gegebenenfalls). Frage im Zweifel nach. Eine Übersicht bietet Abkürzungen.
- Pünktlichkeit. Termine sind verbindlich. Wenn du dich verspätest, sage vorher Bescheid.
- Tonfall in Nachrichten. Kurze Nachrichten können schroff wirken. Ein „bitte“ und „danke“ sind meistens angebracht.
- „Vielleicht“ und „mal sehen“. Solche Antworten bedeuten im Büro oft eine vorsichtige Absage oder eine offene Entscheidung, keine Zusage.
- Kritik. Rückmeldungen kommen im Deutschen häufig direkt, aber sachlich. Sie richten sich gegen die Sache, nicht gegen die Person.
Mehr zu Verhaltensweisen im deutschen Berufsleben findest du unter Arbeitskultur.
Typische Fehler im Büro-Deutsch
| Statt … | Besser … | Warum? |
|---|---|---|
| Du machst mir die Datei. | Kannst du mir die Datei schicken? | Eine Bitte als Frage ist höflicher. |
| Ich habe eine Frage an dich Chef. | Ich hätte eine Frage an Sie. | Vorgesetzte werden oft gesiezt; Konjunktiv macht es weicher. |
| Ich bin fertig mit dem Bericht gemacht. | Ich habe den Bericht fertig gemacht. | Das Perfekt von „machen“ hat „haben“. |
| Wir haben ein Termin. | Wir haben einen Termin. | „Termin“ ist maskulin, hier Akkusativ. |
| Ich bin im Meeting gewesen gestern. | Ich war gestern im Meeting. | Mit „sein“ ist das Präteritum üblich und kürzer. |
Alle diese Fehler haben eine Gemeinsamkeit: Sie entstehen, wenn man wörtlich aus der eigenen Sprache übersetzt oder eine Regel noch nicht automatisiert hat. Wie du Zeitformen im Büro sicher wählst, übst du bei Perfekt und Modalverben-Übungen.
Übung 5: Fehler erkennen
Welcher Satz ist richtig?
- Wir haben ein Termin um zehn.
- Wir haben einen Termin um zehn.
- Wir haben eine Termin um zehn.
„Termin“ ist maskulin, und nach „haben“ steht der Akkusativ: einen Termin.
Gestern ___ ich lange in einer Besprechung. (sein)
„sein“ hat das Präteritum „war“. Dieses Verb wird auch in der gesprochenen Sprache oft im Präteritum benutzt.
Welche Formulierung passt zu einem neuen Kollegen, den du noch nicht kennst?
- Hey, gib mal den Ordner.
- Entschuldigung, könnten Sie mir bitte den Ordner reichen?
- Ordner jetzt!
Bei Unbekannten ist die höfliche Sie-Form mit Konjunktiv II angemessen.
Ich schicke Ihnen die Unterlagen ___ Nachmittag. (Zeitangabe mit „bis“ und Artikel)
„bis zum Nachmittag“: „bis“ steht hier zusammen mit „zu“ plus Dativ, „zu dem“ wird zu „zum“.
So übst du Büro-Deutsch in zwei Wochen
Du musst nicht ständig im Büro arbeiten, um Büro-Deutsch zu üben. Ein kleiner Plan reicht:
- Woche 1, Wortschatz: Lerne täglich fünf Wörter aus der Tabelle, mit Artikel und einem eigenen Beispielsatz. Schreibe sie auf Kärtchen oder in eine Lern-App.
- Woche 1, Formeln: Wähle fünf Formeln aus den Tabellen aus und sprich sie täglich laut, zum Beispiel beim Zähneputzen oder auf dem Weg zur Arbeit.
- Woche 2, Dialoge: Schreibe zwei eigene Mini-Dialoge zu Terminabsprachen oder Rückfragen. Lies beide Rollen laut, dann tausche die Rollen mit einer Partnerin oder einem Partner.
- Woche 2, Praxis: Beobachte im echten Büro, welche Formeln andere verwenden. Notiere drei neue und übernimm sie.
Wenn du die Dialoge mit einem Gegenüber üben möchtest, kannst du in einer kostenlosen Probestunde typische Bürosituationen durchspielen. Einen Überblick über andere Berufsfelder bietet die Seite Deutsch für den Beruf.